Quando mantenere la concentrazione e la motivazione nei task quotidiani diventa sempre più difficile
Acque cristalline, i piedi nella sabbia e un po’ di meritato relax: con l’arrivo di luglio, le vacanze estive ritornano al centro dei pensieri dei lavoratori italiani. E mentre gli uffici si svuotano e le agognate ferie cominciano a fare capolino nei calendari aziendali, mantenere la concentrazione e la motivazione nei task quotidiani diventa sempre più difficile. Molti professionisti, in questo scenario, scelgono di lavorare direttamente vista mare: è il trend della workation (fusione delle parole work + vacation), che negli ultimi anni sta vivendo una vera e propria esplosione nel nostro Paese, complice l’aumento vertiginoso del numero degli smart worker. Nel 2023, secondo l’Osservatorio sullo Smart Working del Politecnico di Milano erano ben 3,5 milioni.
Per meglio adattarsi a questo periodo e garantire una maggiore flessibilità a chi è ancora operativo, un numero sempre più grande di imprese italiane sta introducendo una riduzione oraria stagionale, per esempio adottando la “settimana corta” o lavorando il venerdì solo mezza giornata. Sebbene queste pratiche siano potenzialmente replicabili dalla maggior parte delle aziende, le modalità di lavoro dei dipendenti vanno inevitabilmente e strategicamente ripensate: in questo scenario denso di cambiamenti è fondamentale mantenere alta la soglia di attenzione e dotarsi degli strumenti corretti per affrontare al meglio la stagione estiva.
Ecco, quindi, i cinque consigli di GoodHabitz, la piattaforma internazionale per la formazione aziendale, che tramite il suo ricco portfolio di assessment e corsi, aiuta i dipendenti a raggiungere i propri obiettivi in modo efficiente e strutturato. Primo: pianifica accuratamente task e obiettivi. Una corretta pianificazione delle attività giornaliere è fondamentale per evitare distrazioni e mantenere alta la produttività. Prepara una lista delle attività da svolgere, in base alla loro priorità, e stabilisci delle scadenze realistiche per completarle. Puoi usare il principio di Pareto (legge 80/20) per organizzare il tempo: l'idea è che completare il 20% di tutte le attività presenti in elenco porterà all'80% dell'impatto che puoi creare in quel giorno. Di conseguenza identifica quali attività avranno il maggior impatto per il tuo team e concentrati su quelle. Per potenziare l’efficienza puoi anche dedicare ciascun giorno a un tipo specifico di attività (ad esempio lunedì per le riunioni, martedì per le attività creative, mercoledì per lo svolgimento concreto dei task).
Secondo: Gestisci il tempo senza dimenticare le pause. Per quanto scontato, spesso si è talmente immersi nelle attività lavorativa da dimenticarsi di concedersi le giuste pause per ricaricarsi. Il segreto per la produttività è, infatti, ritagliarsi dei momenti di stacco durante la giornata lavorativa. Può aiutare in questi casi adottare la tecnica del pomodoro, che prevede di cronometrare i 25 minuti in cui lavorare senza distrazioni e la pausa di 5 minuti in cui riposarsi, e così via per più sessioni giornaliere. Si possono utilizzare strumenti come un’agenda o delle app di gestione del tempo per tenere traccia dei compiti da svolgere e dei progressi raggiunti.
Inoltre, è importante impiegare il tempo libero per la cura del benessere fisico e mentale: fare una breve passeggiata all'aria aperta la mattina presto o in pausa pranzo, praticare qualche esercizio di respirazione o di stretching o semplicemente rilassarti con una bevanda fresca sono degli ottimi modi per riprendere le attività con maggiore spinta e attenzione.
Terzo: ordine è concentrazione. Un ambiente di lavoro ordinato e ottimizzato favorisce la concentrazione. Per questo assicurati che il tuo spazio operativo sia comodo, dotato di una buona ventilazione e d’illuminazione naturale, organizza la scrivania in modo funzionale, eliminando gli oggetti superflui e mantenendo tutto lo spazio circostante in ordine. Infine, riduci al minimo le distrazioni esterne, come rumori di fondo o le notifiche sul cellulare, concentrandoti sulle attività da svolgere e, se necessario, dotandoti di cuffie con cancellazione attiva del rumore.
Quarto: gestisci le incombenze e impara a delegare. Quante volte iniziamo un’attività ma veniamo interrotti da un’urgenza e dobbiamo sospenderla? E, ancora, quante volte ci facciamo carico di una lista lunghissima di task per risparmiare il tempo necessario ad assegnarli a qualcun altro? Imparare a delegare compiti e responsabilità agli altri membri del team è la chiave per sgravarsi di tante attività meno urgenti, che possono essere gestite da persone maggiormente disponibili in termini di tempo. Non cercare di fare tutto da solo, ma fidati dei tuoi colleghi e coinvolgili nelle attività della settimana. In questo modo potrai ridurre lo stress e concentrarti sulle scadenze più importanti, aumentando la tua produttività e il benessere generale del gruppo di lavoro.
Quinto: tieni le riunioni brevi e coincise. Niente risulta più sfibrante che partecipare a una serie infinita di riunioni mentre la lista di task si accumula sulla scrivania. I meeting, al contrario, dovrebbero essere uno strumento veloce, mirato ed immediato per focalizzarsi sugli obiettivi chiave e sulle principali soluzioni da adottare. Invia sempre prima una breve agenda con una panoramica sui temi che saranno affrontati in riunione, mantenendo solo quelli che necessitano di un confronto a voce e assicurati di delineare i passaggi necessari da attuare dopo il meeting in modo che tutto il team possa attivarsi di conseguenza.
