L’Intelligenza Artificiale come alleato nella gestione di calendari, adempimenti e documenti. L’impatto dell’evoluzione tecnologica nell’organizzazione di attività più o meno di routine
L’Intelligenza Artificiale è una minaccia o un’opportunità per una migliore organizzazione del lavoro?
Nel dibattito sull’impatto dell’AI sul mondo del lavoro, è sempre viva la discussione sul rischio che il nuovo impulso all’utilizzo di algoritmi intelligenti possa in un certo senso sostituire il lavoro umano e, di conseguenza, portare ad una riduzione delle opportunità di occupazione.
Per valutarne le potenzialità bisogna però cambiare punto di vista: l’Intelligenza Artificiale può rivelarsi un valido alleato di organizzazioni e lavoratori. In che modo? Può sostituire o ridurre l’intervento umano su attività ripetitive e di routine, come quelle che riguardano la gestione del calendario di scadenze, adempimenti e gestione documentale.
L’IA nella gestione delle scadenze fiscali: organizzazione intelligente degli adempimenti
La gestione del calendario fiscale è uno degli ambiti in cui il supporto dell’Intelligenza Artificiale può rivelarsi un valido alleato dei contribuenti. Si tratta di un’attività che può richiedere un impegno rilevante di tempo e risorse e che, in caso di errori, porta all’applicazione di sanzioni amministrative.
Ecco quindi che potersi avvalere di algoritmi intelligenti, che agiscono come promemoria sugli adempimenti in calendario, permette di ottimizzare i tempi.
La gestione delle scadenze fiscali è un'attività complessa, che richiede tempo e precisione. Errori o ritardi possono comportare sanzioni. Ecco come l'Intelligenza Artificiale può semplificare il processo:
· Promemoria intelligenti: algoritmi avanzati possono inviare notifiche sulle scadenze fiscali e contrattuali, evitando dimenticanze e riducendo il rischio di sanzioni.
· Pianificazione automatizzata: l'AI può suggerire la priorità degli adempimenti, sincronizzandoli con il calendario aziendale.
· Integrazione con software gestionali: molte piattaforme già implementano soluzioni AI che fungono da assistenti virtuali, migliorando l'efficienza operativa.
Quando si parla di gestione automatizzata dello scadenzario fiscale bisogna però prestare attenzione. L’AI necessita di essere seguita e monitorata, si pensi alle proroghe o alle modifiche normative che possono cambiare, anche in misura sostanziale, termini e date da rispettare.
Ecco perché si parla di intelligenza artificiale come assistente, e non certo sostituta, del lavoro umano.
La gestione documentale nell’era dell’Intelligenza Artificiale
Nel mese di ottobre 2024 il Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti ed Esperti Contabili e la Fondazione Nazionale di ricerca hanno pubblicato un documento, intitolato L’Aiuto intelligente al Commercialista, che fornisce alcuni esempi di come l’Intelligenza Artificiale può agevolare il lavoro degli studi professionali.
Pur trattandosi di un documento che affronta tematiche prettamente fiscali, e che interessano aspetti operativi di categoria, al suo interno sono contenuti alcuni utili esempi di come l’AI può diventare un supporto nella gestione del lavoro, anche sul fronte documentale.
Ad esempio, i Commercialisti evidenziano la possibilità di avvalersi degli strumenti di Intelligenza Artificiale per estrarre da documenti standard, come la visura camerale, informazioni da poter usare in fase di compilazione di contratti, moduli antiriciclaggio o ancora mandati professionali.
L’AI, in particolare ChatGPT, è stata inoltre sperimentata anche per generare relazioni e analisi finanziarie da bilanci CEE, caricati in formato PDF o ancora per elaborare riassunti, circolari e comunicazioni partendo da documenti di prassi o da leggi.
La fattura elettronica, fonte di dati anche per la gestione intelligente di scadenze e adempimenti
C’è da evidenziare che sul fronte fiscale, uno dei punti di svolta per lo sviluppo dello studio digitale è stata senza dubbio la fatturazione elettronica, fonte di dati utili non solo per l’Amministrazione Finanziaria, ma anche per l’analisi della gestione aziendale.
Appare utile ricordare che per effetto dell’avvio dell’e-fattura l’Agenzia delle Entrate ha avviato il servizio di precompilazione dei documenti IVA, dai registri periodici alla dichiarazione annuale.
Le fatture transitate tramite il SdI, il “postino telematico” del Fisco, sono inoltre una delle fonti principali per l’invio delle lettere di compliance, attività di promozione dell’adempimento spontaneo che punta a instaurare un dialogo preventivo con i contribuenti per la correzione di errori e irregolarità dichiarative.
L’utilizzo dei dati delle fatture elettroniche non è però funzionale solo ai fini pubblici. Attingendo ai dati delle e-fatture è possibile elaborare report, analizzare i dati relativi all’andamento della propria attività, così come monitorare il rispetto di scadenze e pagamenti dei propri clienti.
L’Intelligenza Artificiale, implementata nei software di fatturazione, consente di ottimizzare la gestione di questa mole importante di informazioni, migliorando i tempi di lavoro e segnalando anomalie che possono incidere sul corretto andamento della propria attività.
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